Hollola tapahtumapaikaksi

Tapahtuman järjestämiseen Suomessa tarvitaan usein erilaisia lupia ja ilmoituksia, riippuen tapahtuman laajuudesta ja luonteesta. Tässä on lista yleisimmistä luvista ja ilmoituksista, jotka saatetaan tarvita ennen tapahtuman järjestämistä sekä yhteystiedot mihin tahoon pitää olla yhteydessä, jos kyseistä lupaa tarvitsee.

 

Tapahtumailmoitus kunnalle ja ilmoitus yleisötapahtumasta viranomaiselle

• Usein tapahtumasta tulee tehdä ilmoitus kunnalle, jossa tapahtuma järjestetään. Kunta voi antaa ohjeet ilmoituksen tekemisestä ja mahdollisista luvista. Viranomaiselle tulee aina tehdä yleisötilaisuudesta ilmoitus https://poliisi.fi/yleisotilaisuudet.

Tapahtuman maankäyttölupa

• Jos järjestät fyysisen tapahtuman tarvitset aina maankäyttöluvan maanomistajalta.
• Otathan yhteyttä ensisijaisesti kuntatekniikan päällikköön, mikäli tapahtuman maankäyttö tapahtuu kunnan omistamalla alueella. Kuntatekniikan päällikkö Sauli Tiensuu 044 780 1721
  (aloitteet, suunnitelmat, johtojen sijoitusluvat)

Anniskelulupa:

• Jos tarjoat alkoholia tapahtumassa, tarvitset anniskeluluvan, joka myönnetään Aluehallintovirastosta (AVI) tai kunnasta riippuen tapahtuman laajuudesta. Hakemus on hyvä tehdä ajoissa vähintään kuukausi ennen tapahtumaa https://avi.fi/asioi/yritys-tai-yhteiso/luvat-ilmoitukset-ja-hakemukset/alkoholin-myynti-ja-anniskelu.

Meluilmoitus:

• Jos tapahtumasta odotetaan aiheutuvan melua, saattaa olla tarpeen tehdä meluilmoitus kunnalle https://hollola.fi/asuminen-ja-ymparisto/ymparisto/ymparistonsuojelu-ja-valvonta/luvat-ja-ilmoitusasiat/meluilmoitus/.

Rakennuslupa ja telttalupa:

• Jos pystytät tilapäisiä rakenteita, kuten telttoja tai lavaa, saatat tarvita rakennusluvan tai telttaluvan paikalliselta rakennusvalvontaviranomaiselta. Nämä myös huomioitava turvallisuus- ja pelastussuunnitelmassa.  https://hollola.fi/asuminen-ja-ymparisto/rakentaminen/ohjeita-rakentamisen-lupiin-2/

Liikennejärjestelyt:

• Jos tapahtuma vaikuttaa liikennejärjestelyihin, tarvitset luvan tai ohjeet paikalliselta liikenneturvallisuusviranomaiselta.

Ympäristöluvat:

• Jos tapahtuma voi vaikuttaa ympäristöön, esimerkiksi luonnon suojelualueilla, saatat tarvita erilaisia ympäristölupia. https://hollola.fi/asuminen-ja-ymparisto/ymparisto/ymparistonsuojelu-ja-valvonta/luvat-ja-ilmoitusasiat/

Tekijänoikeus- ja musiikkiluvat:

• Jos käytät musiikkia, elokuvia tai muita tekijänoikeuksilla suojattuja teoksia, sinun on hankittava tarvittavat luvat tekijänoikeuksien haltijoilta. Luvat löytyvät Musiikkiluvat palvelusta https://www.musiikkiluvat.fi/kauppa/.

Elintarvike -ja anniskeluluvat:

• Jos tarjoat ruokaa ja juomaa tapahtumassa, saatat tarvita elintarvikehuoneiston käyttöön luvan, sekä alkoholituotteiden anniskeluun. https://avi.fi/asioi/yritys-tai-yhteiso/luvat-ilmoitukset-ja-hakemukset

Arpajais- ja rahankeräyslupa:

• Jos tapahtumaan kuuluu arpajaisia tai rahankeräystä tarvitset luvan viranomaiselta. https://poliisi.fi/hae-arpajais-ja-rahankerayslupaa

Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma:

• Suurille tapahtumille voi vaatia turvallisuus- ja pelastussuunnitelman, jonka hyväksyy pelastusviranomainen. https://www.phpela.fi/asukkaille/yleisotilaisuudet/

Pelastussuunnitelma on laadittava tapahtumaan tai yleisötilaisuuteen, mikäli seuraavat kriteerit täyttyvät:

1. Arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä;
2. Käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja;
3. Tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta; tai
4. Tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille.

Mikäli tuntuu, että on epäselvää tarvitsetko suunnitelma ole yhteydessä Heinolan päivystävään palomestariin, joka antaa myös ohjeita ja opastusta suunnitelman tekoon. Hänet tavoittaa puhelimitse +358440-773 128 tai sähköpostilla yleisotilaisuudet@paijatha.fi

Ensiapu ja terveydenhuolto:

• Varmista, että tapahtumassa on riittävästi ensiapuhenkilökuntaa ja tarvittavat terveydenhuoltopalvelut. Tapahtumalla voi olla tarvetta tehdä oma ensiapu-suunnitelma. Lomakkeen ja oppaan löydä Päijät-Hämeen pelastuslaitoksen yleisötilaisuudet sivulta https://www.phpela.fi/asukkaille/yleisotilaisuudet/

Vakuutukset:

• Tarkista, että tapahtumalle on hankittu tarvittavat vakuutukset, mukaan lukien vastuuvakuutus.

Tapahtuman tarkoitus ja tavoitteet:

• Määrittele selkeästi, miksi järjestät tapahtuman ja mitä haluat saavuttaa.

Lupa- ja ilmoitusvelvollisuudet:

• Selvitä tarvitsetko luvan kunnalta tai muilta viranomaisilta tapahtuman järjestämiseen. Tee tarvittavat ilmoitukset ajoissa.

Tapahtumapaikan valinta:

• Valitse sopiva paikka, joka vastaa tapahtuman luonnetta ja odotettua osallistujamäärää.

Turvallisuus ja ensiapu:

• Huolehdi turvallisuudesta ja varmista, että tapahtumassa on riittävästi ensiapuvälineitä ja ammattitaitoista ensiapuhenkilökuntaa.

Vakuutukset:

• Tarkista, tarvitaanko tapahtumalle erityisvakuutus ja hanki tarvittavat vakuutukset.

Ohjelma ja aikataulu:

• Laadi tapahtumalle ohjelma ja aikataulu. Varmista, että kaikki suunnitellut aktiviteetit mahtuvat aikatauluun. Mikäli haluat haluat voit käyttää myös erilaisia ohjelmistopalveluita toteutukseen.

Tekniikka, kalusto ja kuljetus

• Kartoita minkälaista tekniikkaa tarvitaan tapahtumasi järjestämiseen: äänentoisto, valot, lavarakenteet, teltat, penkit, tuolit sekä muu esitystekniikka mitä mahdollisesti tarvitset. Näiden kuljettamiseen voi tarvita isompaa kuljetuskalustoa. Jos vuokraat tekniikkaa ja kalustoa, niin vuokraavalta taholta voi löytyä kuljetuspalvelu.

Budjetti:

• Laadi realistinen budjetti, joka kattaa kaikki tapahtuman kulut. Huomioi lipunmyynti, sponsori- ja tukirahat.

Mainonta ja markkinointi:

• Suunnittele markkinointistrategia, mukaan lukien mainonta sosiaalisessa mediassa, paikallisissa lehdissä ja muissa kanavissa. Markkinoinnin eteen on hyvä nähdä myös itse vaivaa, esimerkiksi viemällä paikallisiin kauppoihin ja julkisiin tiloihin mainoksia tai jakaa esitteitä kadulla.

Osallistujien määrä ja tarpeet:

• Arvioi osallistujien määrä ja huolehdi riittävistä resursseista, kuten wc-tiloista ja pysäköintipaikoista.

Ruoka ja juoma:

• Jos tarjoat ruokaa ja juomaa, huolehdi asianmukaisesta ruoanvalmistuksesta, tarjoilusta ja ruokavaliomahdollisuuksista. Huomioithan lupa-asiat näiden suhteen.

Jätehuolto:

• Järjestä jätehuolto asianmukaisesti ja varmista, että tapahtuma-alue pysyy siistinä.

Liikennejärjestelyt:

• Selvitä liikennejärjestelyt, erityisesti suurissa tapahtumissa, ja huomioi pysäköinti.

Säävaraus:

• Ota huomioon sääolosuhteet ja suunnittele tarvittaessa suojia mikäli mahdollista. Varaudu, että joudut perumaan tapahtuman mikäli sääolosuhteet ovat erittäin vaikeat, myös kesken tapahtuman.

Tapahtumapalautteen keruu:

• Suunnittele tapahtumapalautteen keruu, jotta voit arvioida tapahtuman onnistumista ja oppia tulevia tapahtumia varten.

Yhteistyö kunnan ja viranomaisten kanssa:

• Ole yhteydessä kunnan viranomaisiin ja tarvittaessa yhteistyötahoihin, kuten poliisiin tai pelastuslaitokseen.

Ennakoivat toimenpiteet:

• Laadi suunnitelma mahdollisten häiriötilanteiden, kuten ensiaputilanteiden tai sään ääriolosuhteiden, varalta.

Viestintäsuunnitelma:

• Laadi viestintäsuunnitelma tapahtuman aikana, mukaan lukien hätäviestintämenettelyt.

 Henkilöstö ja vapaaehtoiset:

• Rekrytoi tarvittava henkilöstö ja vapaaehtoiset, ja varmista heidän tehtäviensä ja vastuidensa selkeys.

Lisenssit ja musiikki:

• Jos käytät musiikkia tai muita tekijänoikeuksilla suojattuja teoksia, hanki tarvittavat lisenssit.

Jälkisiivous ja purku:

• Suunnittele tapahtuman jälkisiivous ja purku niin, että tapahtuma-alue palautetaan alkuperäiseen kuntoon.

Ympäristön huomioiminen:

• Pyri järjestämään tapahtuma ympäristöystävällisesti ja kierrättämään mahdollisimman paljon jätteitä.

Palaute ja arviointi:

• Kerää osallistujilta ja sidosryhmiltä palautetta tapahtumasta ja arvioi sen perusteella, mitä voit parantaa seuraavaa kertaa varten.