Hollola tapahtumapaikaksi

Viimeksi päivitetty: 31.10.2024

Hollola on ihanteellinen paikka tapahtumien järjestämiselle monien tekijöiden ansiosta. Hollolan sijainti on suotuisa monestakin syystä. Se on vain lyhyen ajomatkan päässä pääkaupunkiseudusta ja Lahdesta, mikä helpottaa vieraiden saapumista. Lisäksi Hollola sijaitsee Vesijärven läheisyydessä, tarjoten upeita mahdollisuuksia vesitapahtumille ja vesistöön liittyville aktiviteeteille. Hollolan ympäristössä on myös lukuisia kauniita metsiä ja luonnonkauniita alueita, jotka ovat täydellisiä ulkoiluun, retkeilyyn ja luontoretkiin. Näissä upeissa maisemissa tapahtuman osallistujat voivat nauttia luonnon rauhasta ja kauneudesta. Liikuntaan harrastajille Hollolassa on tarjolla monia vaihtoehtoja. Alueella on lukuisia ulkoilureittejä, polkuja ja pyöräilymahdollisuuksia, joten liikuntatapahtumat ja -kilpailut saavat täällä parhaan mahdollisen ympäristön. Talvisin Hollola tarjoaa myös hienot puitteet hiihtoon ja muihin talviurheilulajeihin.

Hollola yhdistää siis luonnonläheisyyden, vesistön läheisyyden ja monipuoliset liikuntamahdollisuudet, mikä tekee siitä erinomaisen paikan tapahtumien järjestämiseen. Riippumatta siitä, onko kyseessä ulkoilutapahtuma, luontoretriitti tai liikuntakilpailu, Hollola tarjoaa upeat puitteet unohtumattomalle tapahtumalle.

Tapahtumajärjestäjälle

Tapahtuman järjestämiseen Suomessa tarvitaan usein erilaisia lupia ja ilmoituksia, riippuen tapahtuman laajuudesta ja luonteesta. Tässä on lista yleisimmistä luvista ja ilmoituksista, jotka saatetaan tarvita ennen tapahtuman järjestämistä sekä yhteystiedot mihin tahoon pitää olla yhteydessä, jos kyseistä lupaa tarvitsee.

Tapahtumailmoitus kunnalle ja ilmoitus yleisötapahtumasta viranomaiselle

  • Usein tapahtumasta tulee tehdä ilmoitus kunnalle, jossa tapahtuma järjestetään. Kunta voi antaa ohjeet ilmoituksen tekemisestä ja mahdollisista luvista. Viranomaiselle tulee aina tehdä yleisötilaisuudesta ilmoitus https://poliisi.fi/yleisotilaisuudet.

Tapahtuman maankäyttölupa

  • Jos järjestät fyysisen tapahtuman tarvitset aina maankäyttöluvan maanomistajalta.
  • Otathan yhteyttä ensisijaisesti kuntatekniikan päällikköön, mikäli tapahtuman maankäyttö tapahtuu kunnan omistamalla alueella. Kuntatekniikan päällikkö Sauli Tiensuu 044 780 1721
    (aloitteet, suunnitelmat, johtojen sijoitusluvat)
  • Mikäli tapahtuma järjestetään kunnan omistamalla metsä- tms virkistysalueella, asiaa hoitaa metsäasiantuntija Karri Eerikäinen 044 780 1141, etunimi.sukunimi@hollola.fi
  • Maankäyttölupahakemus toimitetaan ensisijaisesti Hollolan kunnan kirjaamoon, kirjaamo@hollola.fi

Anniskelulupa

Meluilmoitus

Rakennuslupa ja telttalupa

Liikennejärjestelyt

Luonnonsuojelualueet ja natura-alueet

Jätehuoltosuunnitelma

  • Yli 500 henkilön yleisötilaisuudesta on laadittava jätehuoltosuunnitelma ja esitettävä se kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa (toimitetaan ensisijaisesti Hollolan kunnan kirjaamoon, kirjaamo@hollola.fi
  • lisätietoja Lahden seudun jätehuoltomääräyksissä: https://www.lahti.fi/tiedostot/jatehuoltomaaraykset-1-7-2023/
    (9 Luku Roskaantumisen ehkäiseminen, 35 § Yleisötilaisuuksien jätehuolto)

Tekijänoikeus- ja musiikkiluvat

  • Jos käytät musiikkia, elokuvia tai muita tekijänoikeuksilla suojattuja teoksia, sinun on hankittava tarvittavat luvat tekijänoikeuksien haltijoilta. Luvat löytyvät Musiikkiluvat palvelusta https://www.musiikkiluvat.fi/kauppa/.

Elintarvike -ja anniskeluluvat

Arpajais- ja rahankeräyslupa

Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma

Pelastussuunnitelma on laadittava tapahtumaan tai yleisötilaisuuteen, mikäli seuraavat kriteerit täyttyvät:

  1. Arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä;
  2. Käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja;
  3. Tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta; tai
  4. Tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille.

Mikäli tuntuu, että on epäselvää tarvitsetko suunnitelma ole yhteydessä Heinolan päivystävään palomestariin, joka antaa myös ohjeita ja opastusta suunnitelman tekoon. Hänet tavoittaa puhelimitse +358 440 773 128 tai sähköpostilla yleisotilaisuudet@paijatha.fi

Ensiapu ja terveydenhuolto

  • Varmista, että tapahtumassa on riittävästi ensiapuhenkilökuntaa ja tarvittavat terveydenhuoltopalvelut. Tapahtumalla voi olla tarvetta tehdä oma ensiapu-suunnitelma. Lomakkeen ja oppaan löydä Päijät-Hämeen pelastuslaitoksen yleisötilaisuudet sivulta https://www.phpela.fi/asukkaille/yleisotilaisuudet/

Vakuutukset

  • Tarkista, että tapahtumalle on hankittu tarvittavat vakuutukset, mukaan lukien vastuuvakuutus.

Tapahtuman tarkoitus ja tavoitteet

  • Määrittele selkeästi, miksi järjestät tapahtuman ja mitä haluat saavuttaa.

Lupa- ja ilmoitusvelvollisuudet

  • Selvitä tarvitsetko luvan kunnalta tai muilta viranomaisilta tapahtuman järjestämiseen. Tee tarvittavat ilmoitukset ajoissa.

Tapahtumapaikan valinta

  • Valitse sopiva paikka, joka vastaa tapahtuman luonnetta ja odotettua osallistujamäärää.

Turvallisuus ja ensiapu

  • Huolehdi turvallisuudesta ja varmista, että tapahtumassa on riittävästi ensiapuvälineitä ja ammattitaitoista ensiapuhenkilökuntaa.

Vakuutukset

  • Tarkista, tarvitaanko tapahtumalle erityisvakuutus ja hanki tarvittavat vakuutukset.

Ohjelma ja aikataulu

  • Laadi tapahtumalle ohjelma ja aikataulu. Varmista, että kaikki suunnitellut aktiviteetit mahtuvat aikatauluun. Mikäli haluat haluat voit käyttää myös erilaisia ohjelmistopalveluita toteutukseen.

Tekniikka, kalusto ja kuljetus

  • Kartoita minkälaista tekniikkaa tarvitaan tapahtumasi järjestämiseen: äänentoisto, valot, lavarakenteet, teltat, penkit, tuolit sekä muu esitystekniikka mitä mahdollisesti tarvitset. Näiden kuljettamiseen voi tarvita isompaa kuljetuskalustoa. Jos vuokraat tekniikkaa ja kalustoa, niin vuokraavalta taholta voi löytyä kuljetuspalvelu.

Budjetti

  • Laadi realistinen budjetti, joka kattaa kaikki tapahtuman kulut. Huomioi lipunmyynti, sponsori- ja tukirahat.

Mainonta ja markkinointi

  • Suunnittele markkinointistrategia, mukaan lukien mainonta sosiaalisessa mediassa, paikallisissa lehdissä ja muissa kanavissa. Markkinoinnin eteen on hyvä nähdä myös itse vaivaa, esimerkiksi viemällä paikallisiin kauppoihin ja julkisiin tiloihin mainoksia tai jakaa esitteitä kadulla.

Osallistujien määrä ja tarpeet

  • Arvioi osallistujien määrä ja huolehdi riittävistä resursseista, kuten wc-tiloista ja pysäköintipaikoista.

Ruoka ja juoma

  • Jos tarjoat ruokaa ja juomaa, huolehdi asianmukaisesta ruoanvalmistuksesta, tarjoilusta ja ruokavaliomahdollisuuksista. Huomioithan lupa-asiat näiden suhteen.

Jätehuolto

  • Järjestä jätehuolto asianmukaisesti ja varmista, että tapahtuma-alue pysyy siistinä.

Liikennejärjestelyt

  • Selvitä liikennejärjestelyt, erityisesti suurissa tapahtumissa, ja huomioi pysäköinti.

Säävaraus

  • Ota huomioon sääolosuhteet ja suunnittele tarvittaessa suojia mikäli mahdollista. Varaudu, että joudut perumaan tapahtuman mikäli sääolosuhteet ovat erittäin vaikeat, myös kesken tapahtuman.

Tapahtumapalautteen keruu

  • Suunnittele tapahtumapalautteen keruu, jotta voit arvioida tapahtuman onnistumista ja oppia tulevia tapahtumia varten.

Yhteistyö kunnan ja viranomaisten kanssa

  • Ole yhteydessä kunnan viranomaisiin ja tarvittaessa yhteistyötahoihin, kuten poliisiin tai pelastuslaitokseen.

Ennakoivat toimenpiteet

  • Laadi suunnitelma mahdollisten häiriötilanteiden, kuten ensiaputilanteiden tai sään ääriolosuhteiden, varalta.

Viestintäsuunnitelma

  • Laadi viestintäsuunnitelma tapahtuman aikana, mukaan lukien hätäviestintämenettelyt.

 Henkilöstö ja vapaaehtoiset

  • Rekrytoi tarvittava henkilöstö ja vapaaehtoiset, ja varmista heidän tehtäviensä ja vastuidensa selkeys.

Lisenssit ja musiikki

  • Jos käytät musiikkia tai muita tekijänoikeuksilla suojattuja teoksia, hanki tarvittavat lisenssit.

Jälkisiivous ja purku

  • Suunnittele tapahtuman jälkisiivous ja purku niin, että tapahtuma-alue palautetaan alkuperäiseen kuntoon.

Ympäristön huomioiminen

  • Pyri järjestämään tapahtuma ympäristöystävällisesti ja kierrättämään mahdollisimman paljon jätteitä.

Palaute ja arviointi

  • Kerää osallistujilta ja sidosryhmiltä palautetta tapahtumasta ja arvioi sen perusteella, mitä voit parantaa seuraavaa kertaa varten.
  • Yhdistystoiminta

    Yhdistystoiminta

    Rekisteröityneet yhdistykset voivat hakea kunnalta tuotantotukea, johon löytyy ohjeet yhdistystoiminnan sivuilta

  • Tilavaraukset

    Tilavaraukset

    Kunnalta löytyy erilaisia tiloja ja alueita, joita voi vuokrat asiointipiste Piipahluksen kautta